Assistente Executiva Bilingue | Bilingual Executive Assistant
Takeda Pharmaceutical Company Limited.
São Paulo, Brazil
há 8 dias

Job Description

Proficiency in local language is required

Job SummaryAssist the director and his / her team on routine area demands and on support to projects for Takeda Brazil, aiming at optimizing resources, enforcing the company policies, and working efficiently and with quality, always being discreet, reliable and trustworthy.

Responsibilities1. Request and coordinate national and international trips, guaranteeing the booking of flights, lodging, vehicles, etc.

through the agencies defined by Takeda to ensure the enforcement of the travel policy.2. Manage and pay the virtual travel emission card (EBTA) for the area, complying with correct assignment and forecast of expenses.

3. Organize internal and external national and international events / workshops, taking care of the entire logistics for the event, such as booking the location, transportation, catering, issuing contracts, etc.

in order to ensure a quality event within the budget.4. Control the board and / or area budget with correct assignment of expenses, within the plan, to ensure compliance with the budget.

5. Know, apply and work as a guide on local Takeda Policies, ensuring the strict conduction of processes practiced by the area.

6. Issue and track Service agreements with vendors to ensure compliance with the company policy.7. Collaborate in area projects assigned by the Director control and request the participation of the area in mandatory training sessions and research studies.

8. Pay the services hired by the area, settle expenses and request payment with the launching in the SAP system, in compliance with the policy.

9. Perform the bureaucratic service related to the area : calls, scheduling meetings, archiving, request for approval, control of the executive’s daily activity agenda, etc.

enabling an adequate work flow.10. Support professionals from the areas, as applicable, collaborating with the team work.

Specific KnowledgeMS Office, SAP, Good writing skills.Academic DegreeCollege GraduationField of study - Secretariat, Letters, AdministrationLanguagesEnglish -

Advanced levelSpanish - Basic levelWork Experience (in years) - Between 4 e 6 yearsMissão do cargoAssistir o diretor e sua equipe nas demandas do dia a dia da área e no suporte a projetos, para a Takeda Brasil, visando a otimização de recursos, o cumprimento das políticas da empresa, um trabalho eficiente, com qualidade, demonstrando sempre discrição, sigilo e confiabilidade.

Responsabilidades1. Gerenciamento e pagamento do cartão virtual de emissão de viagens (EBTA) da área, observando a correta alocação e previsão das despesas.

2. Organizar eventos / workshops internos e externos, nacionais e internacionais, cuidando de toda a logística do evento, reserva de local, transporte, alimentação, emissão de contrato etc de forma a assegurar um evento de qualidade dentro do orçamento3.

Controlar o budget da diretoria e / ou área com alocação correto das despesas, dentro do planejamento, para garantir o cumprimento do orçamento4.

Conhecer, aplicar e atuar como orientadora das Políticas locais da Takeda garantindo retidão na condução dos processos praticados pela área.

5. Emitir e acompanhar contrato de Serviços com os fornecedores para garantir o cumprimento da política da empresa.6. Colaborar nos projetos da área designados pelo Diretor controle e cobrança da participação da área em treinamentos e pesquisas obrigatórios.

7. Efetuar pagamentos de serviços contratados pela área, acerto de despesa e solicitação de pagamento com lançamento no sistema SAP conforme política.

8. Efetuar todo o serviço burocrático pertinente à área : ligações, agendamento de reuniões, arquivo, solicitação de aprovação, controle de agenda de atividades diárias do Executivo etc.

possibilitando um fluxo de trabalho adequado.9. Dar suporte aos profissionais das áreas, conforme necessidade, colaborando com o trabalho em equipe.

Conhecimentos EspecíficosMS Office SAP Boa redação.Formação AcadêmicaNível Superior CompletoÁrea de estudo - Secretariado, Letras, AdministraçãoIdiomasInglês -

Nível AvançadoEspanhol - Nível BásicoExperiênciaEntre 4 e 6 anos

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